6 Tipps zur Organisation der Abschlussfeier

Neigt sich das Studentenleben dem Ende zu, gibt es Grund genug zum Feiern. Schließlich wurde eine arbeitsintensive Zeit überstanden, im Idealfall erfolgreich, sodass das Berufsleben kommen kann. Die Freude über den Abschluss des Studiums ist zurecht groß und veranlasst vielerorts zum Veranstalten einer gemeinsamen Feier. Was bei der Organisation unter anderem entscheidend ist, um von einem gelungenen Event zu profitieren, verraten wir in diesem Ratgeber.

1. Orga-Team festlegen

Viele Köche verderben den Brei. Dieses Sprichwort trifft auch auf die Organisation der Abschlussfeier an der Uni zu. Wenn sich sämtliche Kommilitonen beteiligen, bricht früher oder später das Chaos aus. Schließlich hat jeder eine andere Vorstellungen davon, wie so eine Party auszusehen hat. Doch alles, lässt sich nicht realisieren und jedem Recht machen, klappt auch selten. Damit die Vorbereitungen möglichst zügig und ordentlich abgeschlossen werden können, ist es empfehlenswert ein Team für diese Aufgabe festzulegen. Ideal wäre eine kleine Gruppe von drei bis maximal fünf Personen mit Organisationstalent und dem nötigen Überblick. Werden zuvor zentrale Punkte wie Thema der Feier, Ort und Zeitpunkt gemeinsam festgelegt, kann sich das Orga-Team anschließend an diesem Rahmen orientieren und alle Details effizient klären.

2. Verzicht auf Mottos

Einige Studenten sind davon überzeugt, dass eine Abschlussparty ohne Motto nicht funktionieren kann. Ein Trugschluss. Denn im Grunde ist das Gegenteil der Fall: Die Atmosphäre auf vielen Festen wirkt aufgrund des Mottos sogar erzwungen und niemand fühlt sich so richtig wohl. Im schlimmsten Fall kommt die Hälfte der Gäste nicht, weil das Motto einfach schlecht gewählt wurde. Ein Motto ist generell nichts Schlechtes, aber bei Kleidung beziehungsweise Outfit kann es schnell unangenehm werden. Musikalische Themen oder ein Motto, das nur kleine Veränderungen beziehungsweise Mitbringsel erfordert, ist oft die bessere Wahl.

3. Der Zeitpunkt der Abschlussfeier

Den optimalen Zeitpunkt für die Abschlussfeier zu finden, ist gar nicht so einfach. Viele Kommilitonen befinden sich bereits kurz nach dem Abschluss im Berufsleben, brechen zu Auslandsreisen auf oder sind anderweitig verhindert. Viel Zeit zur Realisierung der Feier bleibt daher nicht. Um dennoch ein geeignetes Datum zu finden, mit dem der Großteil des Jahrgangs einverstanden ist, muss die Suche nach dem großen Tag frühzeitig in Angriff genommen werden. Eine Party unmittelbar nach dem Abschluss hat den Vorteil, dass die Euphorie die Stimmung positiv beeinflusst. Nachteil: Irgendjemand muss sich noch während der finalen Abschlussarbeiten um die Vorbereitungen kümmern.

4. Abschluss-Shirts als Erkennungsmerkmal drucken lassen

Während eines Studiums erlebt man gemeinsam mit seinem Jahrgang sowohl gute als auch schlechte Zeiten. Man lernt, feiert und leidet zusammen, denn nicht immer läuft alles glatt. Höhen und Tiefen während des Studiums sind völlig normal. Umso wichtiger, dass man als Gruppe zusammenhält und sich gegenseitig unterstützt. Wenn am Ende das Studium erfolgreich abgeschlossen werden kann, ist es Zeit der Zusammengehörigkeit Ausdruck zu verleihen und das klappt mit individuell bedruckten T-Shirts wunderbar. Damit können Studenten aller Welt zeigen, dass sie es geschafft und gemeinsam eine wichtige Lebensphase gemeistert haben. Ein personalisiertes Shirt darf an einer Abschlussfeier nicht fehlen, schließlich ist dies oft die einzige Gelegenheit, bei der noch einmal alle zusammenkommen und den Erfolg feiern können. Das Kleidungsstück ist außerdem eine schöne Erinnerung.

Je nach Druckerei kann es mehrere Tage, aber auch Wochen dauern, bis die fertigen Textilien vorliegen. Deshalb ist es elementar den Auftrag rechtzeitig vor der Feierlichkeit zu beauftragen. Hinsichtlich der Auswahl des Dienstleisters gibt es mehrere Möglichkeiten. Die wohl komfortabelste und häufig auch günstigste Lösung wäre eine lokale Druckerei mit Internetpräsenz, die es erlaubt Textilien über einen bequem zu bedienenden Konfigurator direkt online zu gestalten. Als Beispiel dient die in Kufstein ansässige Online-Druckerei druckvorteil.at, die unter den Textilprodukten von Hemden über Kapuzenjacken bis hin zu Polos und T-Shirts eine vielfältige Auswahl bedruckt. Beim Bestellvorgang lässt sich das voraussichtliche Lieferdatum nachvollziehen, was die zeitliche Planung erleichtert. Da die Kundschaft der Druckerei über den Konfigurator eine Menge Arbeit abnimmt, darunter die zeitaufwändige Beratung, profitiert man von günstigeren Preisen. Der Zeitaufwand für den Dienstleister fällt geringer aus. Der regionale Bezug gewährleistet kurze Transportwege.

Eine Alternative zur Onlinedruckerei bieten Copyshops, die nicht selten auf dem Campusgelände verfügbar sind. Bei einigen gehört der Textildruck zum Leistungsspektrum.

Allgemeine Tipps zum Thema:

• Nicht die billigste Druckerei wählen! Niemand möchte auf der Abschlussfeier in Shirts mit schlechter Passform oder billiger Verarbeitung auftreten. Eine gewisse Qualität sollte gegeben sein.
• Damit sich keiner der Kommilitonen später über falsche Größen beschweren kann, gilt es die persönlichen Kleidergrößen frühzeitig abzufragen. Anschließend sollte mit der Druckerei geklärt werden, wie dessen Textilien ausfallen, um sich für die jeweils richtigen Größen zu entscheiden.
• Über das Design wird gemeinsam entschieden. Um Chaos und unnötig langen Entscheidungsphasen vorzubeugen, wäre es vorteilhaft ein kleines Team zusammenzustellen, dass die Vorschläge der Kommilitonen nach bestem Gewissen umsetzt. Am Ende könnten drei Vorschläge zur Abstimmung freigegeben werden. Gut kommen Kombinationen aus frechen Sprüchen und dem Logo der Uni an. Aber auch ein lustiger Insider oder ein geheimes Zeichen der entsprechenden Gruppe wären denkbar. Der Fantasie sind keine Grenzen gesetzt.
• Das Design muss für die Druckerei in Dateiversion vorliegen und sollte eine hohe Auflösung aufweisen. Am besten vor Bearbeitung mit dem Dienstleister in Verbindung setzen und alle nötigen Voraussetzungen für den problemlosen Druck klären.

5. Einladungen

Die Einladungen zum Fest müssen rund drei Wochen zuvor bei den Gästen eingehen. Via Mail oder sozialen Netzwerken reicht. Gedruckte Einladungen sind mit Kosten verbunden, die besser in die Party investiert werden. Ein Reminder eine Woche vor der Abschlussfeier ist sinnvoll, um möglichst viele zum Erscheinen zu bewegen.

6. Stress mit der Nachbarschaft

Wenn an der Abschlussfeier plötzlich die Polizei vor der Tür steht und eine Anzeige wegen Lärmbelästigung droht, schadet dass der Stimmung nicht unwesentlich. Deshalb sollte das Orga-Team die Nachbarschaft des Veranstaltungsortes rund zwei Wochen vorher über das geplante Fest informieren. Am besten direkt einladen und als kleine Entschädigung eine Flasche Wein übergeben. Das beruhigt die Gemüter von vorneherein. Beschwerden sind zwar nicht ausgeschlossen, aber das Verständnis wird größer sein. Wissenswertes rund um das Nachbarschaftsrecht haben wir in diesem Beitrag thematisiert.

Noch mehr Tipps rund um die Partyorganisation, von Budget über Location bis hin zur Versicherung, wurden unter platzpirsch.at, einer Suchmaschine für Locations in Österreich arrangiert.

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